Delegation Poker dient der gruppenbasierten Diskussion und der Verhandlung von Verantwortungsbereichen zwischen einem Manager und seinem Team. Ursprünglich erdacht von Jurgen Appelo, haben wir es etwas verändert und erweitert, sowie auf deutsch übersetzt.
Delegation von Verantwortung ist nicht binär, also „wird vom Team verantwortet“ oder „wird vom Manager verantwortet“. Das ist eine zu starke Vereinfachung. Moderne pragmatische Teams und ihre „Servant Leaders“ haben die Möglichkeit, die verschiedenen Verantwortungsbereiche unterschiedlich und spezifisch zu vereinbaren. Wir unterscheiden hier folgende Möglichkeiten:
- Ansagen: Der Manager trifft die Entscheidung alleine und informiert das Team
- Befragen: Der Manager befragt das Team und entscheidet danach alleine
- Team-Veto: Der Manager trifft die Entscheidung alleine. Das Team hat ein Veto-Recht
- Begrenzen: Der Manager gibt Grenzen vor. Das Team entscheidet alleine
- Manager-Veto: Das Team trifft die Entscheidung alleine. Der Manager hat ein Veto-Recht
- Einigen: Manager und Team einigen sich und entscheiden gemeinsam
- Beraten: Das Team befragt den Manager und entscheidet danach alleine
- Informieren: Das Team trifft die Entscheidung alleine und informiert den Manager
- Delegieren: Das Team trifft die Entscheidung alleine
In eine klassischen Management-Team-Beziehung könnte der Manager die Festlegungen alleine treffen. Wir haben aber festgestellt, dass es viel besser ist, dass alle Beteiligten die Entscheidung zusammen diskutieren und treffen. Tatsächlich kommt es häufig vor, dass der Manager mehr Verantwortung an das Team abgeben möchte, als dies sich zutraut.
Warum gruppenbasiert?
- Es vermeidet einseitige Sichtweisen durch den Blick aus vielen Blickrichtungen.
- Es fördert die strukturierte Diskussion in der Gruppe. Auch stille Team-Mitglieder werden angeregt, ihre Meinung zu äußern.
- Allen in der Gruppe wird klarer, um was es sich genau handelt (was gehört dazu, was nicht). Diese Erkenntnisse werden in Form von Akzeptanzkriterien, Randbedingungen und Umsetzungsideen notiert.
Bei der Einschätzung in Gruppen gibt es allerdings das Ankerproblem, wobei der erste, der seine Einschätzung nennt, bei allen anderen eine unbewusste Anpassung ihrer persönlichen Schätzung an diese Referenz (den „Anker“) auslöst. Dies lässt sich durch eine vorherige geheime Festlegung der persönlichen Einschätzung beseitigen. Genau hierfür gibt es die Delegation-Poker-Karten.
Wie funktioniert Delegation-Poker?
Es gibt eine einfache und klare Gebrauchsanweisung für Delegation Poker. Halten Sie sich am besten anfangs strikt daran und verändern ggf. erst dann Dinge, wenn Sie das System wirklich verstanden haben.
Das Team erstellt zuerst eine Liste von Verantwortlichkeiten, die im Kontext der Teamarbeit vorhanden sind und macht diese z.B. auf einem Board durch Haftnotizen sichtbar (linke Spalte). Verantwortlichkeitenkönnten z.B. sein …
- Gestaltung der Arbeitsräume: Wer sitzt und arbeitet wo? Wo und wie werden die Tische und Büromöbel aufgestellt?
- Kauf neuer Büromöbel und Teamzubehör (Schränke, Whiteboards, …)
- Urlaubs- und Vertretungregelungen
- Wer macht wann Home-Office
- Arbeitszeitregelung
- Einstellung neuer Mitarbeiter
- Bewertung von der Erreichung von Leistungszielen
- Gehalt der Mitarbeiter
Die Vorgehensweise sieht dabei folgendermaßen aus:
- Manager und Team-Mitglieder bekommen je einen Kartensatz.
- Der Manager erklärt ein Verantwortlichkeit und es wird kurz diskutiert.
- Alle Team-Mitglieder und der Manager wählen je eine Karte, die ihren Einschätzungen dazu entsprechen.
- Die Karten werden gleichzeitig umgedreht, so dass sie von allen gesehen werden.
- Die unterschiedlichen Einschätzungen werden diskutiert. Insbesondere die Extremwerte sollten besprochen werden.
- Die Runden werden wiederholt, bis diese konvergieren.
- Die Ergebnisse werden transparent auf dem Delegation-Board dargestellt
Tipp: Setzen Sie für jede Runde eine Timebox an (z.B. 10 Minuten). Bei Ablauf der Zeit können Sie mit dem Team entscheiden, weitere 10 Minuten zu investieren oder abzubrechen.
Delegation-Poker-Karten können über hardScrum bezogen werden.
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