Einführung von P4: Eine agile Reise

Die Einführung von agilen Methoden, Praktiken und Organisationsstrukturen nach dem P4-Framework erfolgt – wie auch sonst – ebenfalls nach agilen Prinzipien:

  • inkrementell: Die Organisation beginnt in dem, am besten passenden Teil und lässt die Methoden, Praktiken und Strukturen organisch wachsen, d.h. entsprechend der Bedürfnisse der Organisationsteile. Das kann auch bedeutet, dass sich in Bereichen, die bereits agil Arbeiten, Änderungen ergeben, wenn weitere Teile der Organisation in die agile Transition „integriert“ werden.
  • iterativ: Die „Ausbreitung“ der agilen Arbeitsweise innerhalb der Organisation erfolgt schrittweise in geplanten Zyklen, wobei der grobe Plan (d.h. die Roadmap) iterativ angepasst wird.
  • ganzheitlich: Es geht darum, alle Aspekte der Organisation und seiner Stakeholder zu berücksichtigen (Mitarbeiter, Märkte, Produkte, Technologien, Prozesse, Umfeld, Lieferanten, …), um nicht lokal zu optimieren.

Die Einführung von P4 verläuft konkret in zwei, ineinander verschachtelte Zyklen:

  • Der äußere, größere Zyklus (Cycle), der nach einer initialen Vorbereitungsphase (Inception), die Phasen Analyse, Vision & Roadmap, und iterative Einführung durchläuft. Hierbei gehen wir von mehreren Monaten pro Zyklus aus.
  • Der innere, kleinere Zyklus von Iterationen, der die Maßnahmen zur Einführung in den geplante Organisationsteilen durchführt. Die Iterationen bestehen aus den Elementen Plan, Execute, Inspect und werden synchron zu den Iterationen der Teams durchgeführt (meist leicht phasenverschoben). Die Iterationen sind kürzere Zeiträume, zwischen zwei und vier Wochen. Die Einführung verschmilzt dadurch mit den Aktivitäten der Team-Scrum-Master-Gruppe bzw. der Cluster-Scrum-Master-Gruppe, nachdem diese eingeführt wurden.

Vielleicht haben Sie in der Darstellung bemerkt, dass es bei der agilen Reise kein wirkliches Ende gibt. Tatsächlich gehen wir davon aus, dass durch äußere oder innere Änderungen der Rahmenbedingungen, Änderungen nötig werden (Stichwort: VUCA) und selbst, wenn dies nicht so intensiv der Fall sein sollte, es immer etwas gibt das verbessert werden kann.

Anfangsphase (Inception)

Beschreibung und Ziele:

In dieser Phase wird das Management von ausgebildeten internen oder externen P4-Management-Consultants informiert und geschult.

Es wird die Erwartungshaltung des Managements der Organisation geklärt und abgestimmt. Außerdem werden von den P4-Consultants die Chancen und das mögliche Vorgehen für eine agile Transition vorgestellt. Dies beinhaltet auch die personellen, zeitlichen und Kostenaspekte einer solchen Transition.

In einem (optionalen) zweiten Workshop werden agile Praktiken vertieft vorgestellt, und erste Problemstellungen aus Sicht der Organisation konkretisiert sowie Verbesserungsmöglichkeiten in Form eines „Improvement Backlogs“ festgehalten. Diese bilden die Grundlage für Maßnahmen, die in Folgephasen bearbeitet werden.

Beispielaktivitäten:

  • Workshops, um den bestehenden Status der Organisation zu ermitteln. Dies umfasst ebenfalls Problemfelder und Verbesserungsvorschläge aus der Organisation
  • Teilnahme von Mangern an Konferenzen oder Schulungen zum Thema „New Work“ und „Agiles Management“
  • Literaturrecherche und Lesen, Lesen, Lesen!
  • Alternativ können Berater einbezogen werden

Analyse-Phase

Die Ist-Analyse orientiert sich daran, dass in nachfolgenden Phasen Veränderungen innerhalb des Unternehmens umgesetzt werden. Diese Veränderungen können nur erreicht werden, wenn die zu entwickelnden Produkte, die eingesetzten Technologien aber ebenso Prozesse/Methoden, Tools, Organisation/Struktur und Menschen gleichermaßen betrachtet werden. Erfolgreiche Veränderungen erfordern das Zusammenspiel dieser Themenfelder. Das Ergebnis spiegelt sich in den Produkten bzw. in der zugrunde liegenden Technik wider.

Beschreibung und Ziele:

Die Ist-Analyse zielt darauf ab, das Verbesserungspotenzial zu erheben und zu bewerten, um die Zielrichtung für die Folgephasen zu verifizieren und zu verfeinern.

Beispielaktivitäten:

  • Bildung eines „Agile Transformation Teams“ (ATT) als Kernteam für die Durchführung der agilen Transformation, sowie eines Lenkungs- und Steuerungsgremiums aus Managern, die die Agile Transformation im Unternehmen verantworten (ATSC = Agile Transformation Steering Committee). Das ATT wird bei der Einführung von P4 zur Cluster-Scrum-Master-Gruppe (CSMG), das ATSC zum Managementkreis der Organisation (OMC)
  • Interviews mit den Managern, den Mitarbeiter der betroffenen Organisationseinheit (z.B. R&D) und der angrenzenden Organisationseinheiten (z.B. PM, Q, Produktion, Service)
    • Planung der Interviews
    • Durchführung und Nachbereitung der Interviews
  • Analyse der dokumentierten und der gelebten Prozesse
  • Durchführung eines moderierten SWOT-Analyse-Workshops mit den relevanten Beteiligten der Organisation
  • Präsentation der Ergebnisse vor dem Management

Randbemerkungen:

  • Die Ergebnisse der Einzelinterviews werden dem Management nur in konsolidierte Form präsentiert, nicht aber die
    Aussagen einzelner Mitarbeiter.

Agility-Check innerhalb der Analyse-Phase

Beschreibung und Ziele:

Nach dem ersten Einführungszyklus haben die Scrum-Master der Organisation bereits Improvement-Backlogs angelegt. Wurde mit der Einführung von Agilität vorher mit einem anderen Framework begonnen, kann eine Analyse und die Erstellung eines Improvement-Backlog auch durch die Begleitung von Events durch interne oder externe Berater erstellt werden.

Beispielaktivitäten:

  • Begleitung von Scrum-Events
    • Plannings-Events
    • Review-Events
    • Retrospektiven

Vision & Roadmap

Beschreibung und Ziele:

Nachdem die Verbesserungsvorschläge in Form eines Improvement-Backlog vorgelegt und analysiert wurden, entwickeln die verantwortlichen Manager und eine Delegation von Mitarbeitern der Organisation eine Vision des Zielzustands und eine Roadmap mit grundlegenden Aktivitäten zur Erreichung der Ziele. Die Ergebnisse dieser Phase dienen als Orientierung für das Implementierungsteam (Agile Transformation Team) und die Mitarbeiter in den betrachteten Teams.

Beispielaktivitäten:

  • Falls nicht bereits existent: Bildung eines Agile Transformation Teams (ATT) als Kernteam für die Durchführung und Information der agilen Transformation , sowie eines Lenkungs- und Steuerungsgremiums aus Managern, die die Agile Transformation im Unternehmen verantworten (ATSC = Agile Transformation Steering Committee)
  • Workshop zur Erarbeitung einer Vision und einer Roadmap für die Agile Transformation
    • Vorbereitung und Planung des Workshops
    • Durchführung (1-2 Tage)
    • Nachbereitung, Aufbereitung und Dokumentation der Vision und der Roadmap

Training & Start

Beschreibung und Ziele:

  • Schaffung eines organisationsweiten gemeinsamen Verständnisses über Möglichkeiten, Ziele, Vision und den Fahrplan der agilen Transformation
  • Schaffung einer soliden Grundlage und Klärung von Begriffen und ihrer Bedeutung (Was ist Agilität)
  • Ein klares Verständnis, warum, was und wie erste Veränderungen durchgeführt werden
  • Die Teams sind für ihren Start gebildet und aufgestellt

Beispielaktivitäten

  • Scrum/P4-Training für Teams
  • Scrum/P4-Training für Manager
  • Team-Foundation-Workshop zur Definition von Mitgliedern des Nukleus, Extended-Team-Mitglieder, Supporter, Stakeholder, Team-Product-Owners, Team-Scrum-Masters und Team-System-Engineers

Durchführungsphase: Iterationen aus Planung, Ausführung, Inspektion und Anpassung

Beschreibung und Ziele:

Die iterative Planung und Umsetzung ist die zentrale Phase der Agilen Transformation. Dabei kann es, je nach Roadmap, mehrere Schritte oder „Wellen“ geben, wobei z.B. sukzessive zusätzliche Teams oder Organisationseinheiten eingebunden werden.

Die Planung und Umsetzung im ATT wird wie ein agiles Projekt geführt, d.h.

  • in festen zeitlichen Iterationen
  • mit einem interdisziplinären Team aller beteiligten Organisationseinheiten
  • mit einem Improvement-Backlog aus dem für jede Iteration bestimmte Themen geplant werden
  • einem oder mehreren Iterationszielen
  • einem Iterations-Backlog, in dem die Themen in Aufgaben verfeinert werden.
  • Der Fortschritt der Umsetzung wird durch ein Scrum-/Kanban-Board visualisiert, das die Fertigstellung der Aufgaben zeigt

Das ATSC ist sozusagen der „Kunde“ der Agile Transformation.

  • Es passt mit dem ATT die „Richtung“ an, indem es zu Beginn einer Iteration das Improvement-Backlog ergänzt
    und priorisiert
  • Es bewertet am Ende einer Iteration die Ergebnisse
  • Es räumt Hindernisse der Agile Transformation aus dem Weg

Die durchführenden Teams (i.d.R. Entwicklungsteams) arbeiten mit Hilfe der agilen Methoden ihre Produktentwicklungsvorhaben ab. Es werden also keine speziellen „Sandkastenprojekte“ aufgesetzt, so dass die Einflüsse der agilen Arbeit direkt bewertet werden kann und Verbesserungen sich auch direkt verwerten lassen.

Die folgende Grafik hilft der Organisation dabei, einerseits nicht zu viel Arbeitszeit in die Umsetzung der Veränderungen und Verbesserungen zu investieren, andererseits wird auch die Erwartung beschrieben, wie viel Arbeitszeit alle Beteiligen minimal in die Umsetzung investieren sollen.

Beispielaktivitäten:

  • Weitere Schulungen (Scrum/P4 für Teams, Agilität für Manager, Agiles Systems Engineering, Agiles Requirements Engineering, Agiles Testen, Agile Dokumentation)
  • Team-Activation: Workshop zur Einrichtung von Teams & Rollen (z.B. Team-Product-Owner, Team-Scrum-Master und Team-System-Engineer) und zur Erstellung eines ersten Team-Backlogs
  • Unterstützung und Beratung von Teams durch Cluster-Scrum-Master oder externe Agile Coaches
  • Beratung des ATT zu Themen wie Werkzeuge, Dokumentation, Prozessbeschreibungen (als Schnittstelle zum Prozesshandbuch bzw. Qualitätsmanagement-Handbuch) durch Agile Coaches
  • Orientierungs- und Informationsveranstaltungen für Mitarbeiter innerhalb und außerhalb der Organisationseinheiten
  • Durchführung und Moderation von Team-Events, wie Iterationsplanung, Iterations-Reviews, Refinements und Retrospektiven

Am Ende jedes Cycles werden innerhalb einer Cycle-Retrospektive die Teams und Gruppen erneut analysiert und ggf. verändert oder neue aufgestellt. Team-Foundation-Workshops können dafür wiederholt werden. Dadurch wird die Organisation ständig den sich ändernden Bedingungen angepasst.


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